WBS - Work Breakdown Structure

* Work Breakdown Structure (WBS)

WBS adalah proses hierarkis yang membagi pekerjaan proyek menjadi elemen-elemen pekerjaan yang lebih kecil.Penggunaan WBS membantu meyakinkan manajer proyek bahwa semua produk dan elemen pekerjaan yang telah diidentifikasi dan WBS digunakan sebagai basis pengendalian.

Pada prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS) adalah pemecahan atau
pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan), alasan perlunya
WBS adalah :
1. Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya
pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini
membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal.
2. WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan informasi
mengenai produktifitas yang meyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar
untuk membuat perundingan.

WBS merupakan elemen penting, karena memberikan kerangka yang membantu, antara
lain dalam :
1. Penggambaran program sebagai ringkasan dari bagian-bagian yang kecil.
2. Pembuatan perencanaan
3. Pembuatan network dan perencanaan pengawasan.
4. Pembagian tanggung jawab.

Network
Karena kompleksitas pekerjaan, unsur perencanaan memegang peranan yang
semakin penting. Banyak kegiatan dapat dikatakan sebagai suatu proyek, yang berarti
bahwa mempunyai tujuan tertentu dan usaha untuk mencapainya dibatasi oleh waktu dan
sumberdaya tertentu. Perencanaan yang sistematis menimbulkan kepercayaan dalam
penyelesaian proyek. Salah satu cakupan dalam perencanaan tersebut adalah masalah
penjadwalan atau schedulling proyek. Dalam hal ini peran analisis network dapat
membantu. Dalam analisis network dikenal dua metode, yaitu CPM dan PERT.

1. Critical Path Method
Pada tahun 1956 Morgan Walker dari DuPont Company, mencari cara yang lebih
baik dalam penggunaan komputer Univac milik perusahaan, kerjasamanya dengan James E.
Kelly dari group perencana konstruksi internal Remington Rand dalam menggunakan
komputer Univac untuk melakukan penjadwalan konstruksi menghasilkan metode yang
rasional, tertib, dan mudah untuk menggambarkan proyek dalam komputer. Pertam kali
metode ini disebut William – Kelly method, dan akhirnya disebut Critical Path Method

2. Program Evaluation and Review Technique

Program Evaluation and Review Technique (PERT) mula-mula dikembangkan oleh
Navy Special Project Office atau biro proyek khusus Angkatan Laut Amerika Serikat,
dengan bekerja sama dengan perusahaan jasa konsultsi manajemen Booz, Allen and
Hamilton. Teknik PERT menekankan pada pengurangan penundaan produksi maupun
rintangan berupa konflik-konflik, mengkoordinasikan dan menyelaraskan berbagai bagian
sebagai suatu keseluruhan pekerjaan, dan mempercepat penyelesaian proyek. Teknik ini
memungkinkan dihasilkannya pekerjaan yang terawasi dan teratur.

Read More ..

Management Project Concept

Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia,
masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan
penting dalam suksesnya manajemen proyek.

Pentingnya faktor manusia dinyatakan
dalam model kematangan kemampuan manajement manusia (a people management
capability maturity model / PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan
organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan
melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi,
pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.


1. Dasar-Dasar Organisasional

Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan salaing bekerja sama
antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai
suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem
maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :

1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah
satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.
2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka
pendek maupun jangka panjang.
3. posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau
kedudukannya masing-masing.
4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan
(job) masing-masing sesuai dengan posisinya.
5. teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk
membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.
6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan
dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
7. lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi
keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang
organisasi.

Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja
bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan
tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :

1. tujuan organisasi yang jelas
2. tugas yang dilakukan harus jelas
3. pembagian tugas yang adil
4. penempatan posisi yang tepat
5. adanya koordinasi dan integrasi

Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan
manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat
menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas
(strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya
bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.

1. Manajemen tingkat bawah (operasional)
- Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah
ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila
diterapkan dengan benar.
- Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelas
sehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrol
inventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti produksi.
- Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangat
tergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakan
pengguna
on-line
terbesar, sumberdaya-sumberdaya informasi
real-time

2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)
- Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan
mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa
dialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, dan
meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untuk
meminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan
produktivitas.

- Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan
membutuhkan sangat besar informasi
real- time
agar dapat melakukan
pengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuai
standar.

3. Manajemen tingkat atas (strategik)
- Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing
manajer operasional dan manajer tingkat menengah.
- Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidak
pasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannya
adalah pengarahan dan perencanaan.
- Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi
menjalankan tugas dan tujuan organisasi.
- Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahan-
perubahan yang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk mengetahui
peraturan pemerintah,kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan strategi
perusahaan-perusahaan pesaing)

Bisa di lihat secara lengkap di : http://wartawarga.gunadarma.ac.id

Read More ..

Definiton of Project Management

Project Risk Management and Project Management Learning.

Diambil dari berbagai blog dan buku.

Project Risk Management (PRM) adalah satu dari sembilan ranah ilmu pengetahuan (Body of Knowledge) yang dicantumkan di Project Management Body of Knowledge (PMBOK).Teori, konsep dan aplikasi dari PRM telah berevolusi sesuai dengan jamannya. Yg pasti, jika kita menengok paper review, evolusi pemikiran terlihat dari pemikiran hard-paradigm [project dilihat seperti mesin] menuju soft-paradigm [project dilihat seperti organisme hidup].

ceritanya begini UGers.

kita mau cerita ttg Project Risk Management (disingkat PRM) tapi pake analogi.

Bayangkan anda pada suatu Ahad pagi berniat jogging – itung-itung buat olah raga nih. Anda sebenarnya udah cukup sering jogging, tapi ini kali anda penginnya jogging lewat rute yg baru.

Snearkers – checked, dompet – checked, mp3 player -checked, susu satu gelas -checked. Anda dah siap untuk blogging jogging , hehe... Planning dah dibuat, bakalan lewat sini, sini, trus situ, puter balik lewat sono. Bawa uang agak lebihan kali-kali nanti harus naik angkot – rute baru coi – who knows.

Kali ini rute anda lewat perumahan elite ‘kompleks kaliurang bla .. bla “. Secara ini baru pertama kali, anda joggingnya agak nyante aja … tiba-tiba pas lewat sebuah rumah gedongan, jreng … anda liat yg di gambar itu [kedua dari atas]. Dua ratus meter di depan anda, sedang duduk manis seekor makhluk yg anda takuti [oke-oke, mungkin kalo makhkluk nya seperti yg di gambar di atas kagak terlalu takut ya, bayangkan aja yg jenis herder gede-garang].

Berhubung ini rute baru anda, baru nyadar bahwa rute ini ada resiko nya. Dan resikonya ternyata tidak anda bayangkan sebelumnya. Anda sebelum berangkat sebenarnya udah lumayan melakukan perencanaan, ini itu disiapkan, uang dilebihin bawanya untuk jaga-jaga; tapi resiko bertemu anjing serem betul-betul di luar perkiraan anda.

Fakta: ada anjing di depan anda yg belum anda kenal

Kalkulasi:
A. Berapa ya kira-kira kemungkinan anjing itu menggigit kalo saya lewat? [0%, 10%, 50%, 100% ??]
B. Apa ya kira-kira konsekuensinya kalo bener-bener digigit? [kayak digigit nyamuk, luka, tewas, gila ?~ gila kan lebih parah dari tewas yak?]
Nah dari situ muncul kombinasi dari (A) x (B); kemungkinan 10% – konsekuensi tewas?; kemungkinan 50% – konsekuensi luka ? dll.

Segera anda inget bahwa dalam menghadapi resiko anda punya beberapa pilihan:
a. Kabur aja deh, lewat jalur lain – (risk avoidance);
alternatif ini akan anda pilih jika anda anggap resikonya terlalu tinggi; muter aja muter.
Di proyek, risk avoidance biasa dilakukan misalnya untuk resiko yg terkait jiwa manusia atau kemungkinan terjadinya kecelakaan hebat (catastrophic). Manajer proyek tidak akan ambil resiko yg seperti ini.

b. Pake helm, jaket plus celana tebel – trus lewat deh – (risk mitigation)
Asumsikan aja anda entah gmana caranya tiba-tiba dapet barang-barang itu
Anyway, point-nya adalah anda tidak menghindari resiko tapi mengurangi tingkat resikonya JIKA resiko itu terjadi. Mitigasi bisa dilakukan dengan mengurangi bagian A (kemungkinan) atau bagian B (konsekuensi) atau dua-duanya. Pake helm atau jaket tebel di kasus ini akan mengurangi konsekuensi [tingkat kemungkinan digigit tidak akan turun dengan pake jaket tapi konsekuensinya bisa dikurangi].

c. Suruh tukang bubur yg di belakang anda buat lewat duluan, kasih noceng. Jadi kalo anjingnya gigit, ya yg digigit tukang buburnya – (risk transferrence). Di konteks jogging ini kayaknya kok gak manusiawi ya. Tapi di konteks manajemen proyek, mentransfer risk adalah suatu hal yg biasa. Salah satu caranya adalah dengan membeli asuransi: dengan membayar uang jumlah tertentu proyek kita akan dicover untuk resiko-resiko tertentu.

d. Pasrah aja deh – lanjuut – (risk acceptance).
Alternatif ini biasa diambil jika tingkat resiko dianggap sangat kecil sehingga pantas untuk diabaikan saja.

Jadi itulah kira-kira yg dimaksud dengan manajemen resiko di proyek -secara sederhana. Ada beberapa hal yg bisa kita ambil pelajarannya dari cerita analogi tersebut:

1. Langkah-langkah manajemen resiko:
a. Kenali dan identifikasi resiko [segala sesuatu yg akan memberikan impak ke proyek kita)
b. Lakukan kalkulasi resiko: kemungkinan dan konsekuensinya
c. Dari hasil kalkulasi, rencanakan antisipasinya: avoidance, mitigation, transfer, accept
d. Monitoring

2. Yg disebut resiko tidak hanya terkait dengan hal-hal yg sifatnya negatif.
Bertemu dengan anjing saat joging jelas resiko; ketemu cowo / cewe cakep juga resiko – tepatnya opportunity.

Salah satu kritik terhadap metode PRM klasik adalah terlalu fokusnya analisis kepada ha-hal yg bersifat negatif sehingga kesempatan (opportunity, positive risk sering terbuang percuma karena tidak dikelola).

3. Manajemen resiko tidak akan bisa mengeliminasi 100% resiko. Ada beberapa resiko yg sengaja diterima (accept), ada yg dimitigasi sehingga menyisakan residu resiko dan ada pula resiko yg tidak bisa diidentifikasi di awal (unknown-unknown).

Karenanya, contingency plan dan project flexibility harus tetap ada.

Kalo mau diskusikan, silahkan. Wartawarga ini juga ditujukan untuk memenuhi tugas untuk Mata Kuliah Manajemen proyek dan Resiko. Bisa di akses juga di WartaWarga Gunadarma.

Read More ..